Im Zeitalter der digitalen Transformation haben fast alle Unternehmen Zugang zu tlw. enormen Datenmengen, die wertvolle Einblicke in ihre internen Geschäftsprozesse bieten. Um in diesem schnelllebigen Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben, setzen viele Organisationen unabhängig von ihrer Größe auf Business Process Management (BPM). Das Ziel dabei ist es sicherzustellen, dass die aktuellen Prozesse mit den (neuen) Unternehmenszielen übereinstimmen.
BPM ist eine ganzheitliche Disziplin, die über Software und Automatisierung hinausgeht. Vielmehr geht es darum, jede interne Aktivität zu definieren, zu messen, zu überwachen und zu bewerten, um eine optimale Leistung sicherzustellen. Hier sind einige wesentliche Elemente, die den gesamten BPM-Prozess ausmachen:
Ausrichtung: Geschäftsaktivitäten müssen mit den Unternehmenszielen und -anforderungen in Einklang stehen. Ohne klaren Zusammenhang zwischen BPM und Zielen wäre jedes System Zeit- und Ressourcenverschwendung.
Governance: Führungskräfte müssen die Prozessmanagementstrategie allen Mitarbeitern und Beteiligten kommunizieren. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder seine Verantwortlichkeiten versteht. Auch der Eigentümer bzw. die Geschäftsführung sollte alle wichtigen Entscheidungen im Zusammenhang mit dem BPM bringen.
Methoden: Organisationen sollten geeignete Methoden und Techniken anwenden, die dazu beitragen, das Prozessmanagement zu optimieren und Geschäftsprozesse zu rationalisieren.
Kultur: Technologie allein kann nicht funktionieren, ohne dass eine Unternehmenskultur vorhanden ist, die sie akzeptiert und unterstützt.
Indem sie jedes dieser Komponenten priorisieren und stärken, sind Organisationen in der Lage, eine Prozessverbesserungsstrategie effektiv umzusetzen. Lassen Sie uns nun die sechs Phasen des Geschäfts-Prozess-Management Lebenszyklus erkunden:
Planung und Strategie zur Prozessverbesserung: Es ist entscheidend für Unternehmen, eine klare Geschäftsstrategie zu entwickeln. Die Organisation sollte sich darauf konzentrieren, ineffiziente interne Aktivitäten zu beseitigen und sicherstellen, dass die BPM-Strategie den Kundenbedürfnissen entspricht. In dieser Phase werden Unternehmensstrategien und -ziele aufgelistet sowie die bestehenden Prozesse entsprechend betrachtet.
Analyse der Geschäftsprozesse: In dieser Phase bestimmen BPM-Manager, ob die bestehenden Geschäftsaktivitäten mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Sie sammeln relevante Daten, führen qualitative und quantitative Analysen durch und identifizieren Ineffizienzen oder Verbesserungsmöglichkeiten innerhalb der einzelnen dokumentierten Prozesse.
Design und Modellierung der Geschäftsprozesse: Basierend auf den Erkenntnissen aus der vorherigen Phase müssen Organisationen möglicherweise alte Prozesse neu gestalten, um sicherzustellen, dass sie einen Nutzen für das Unternehmen und für die Kunden bieten. Diese Phase beinhaltet die Darstellung von Zeit, Dauer, Reihenfolge und Teilnehmern jeder Aktivität durch Diagramme, Zusammenfassungen oder Workflow-Charts.
Umsetzung der Geschäftsprozesse: Die Umsetzung kann systemisch oder nicht-systemisch sein. Die systemische Umsetzung beinhaltet den Einsatz von BPM-Software oder anderen Systemen, während die nicht-systemische Umsetzung personelle Veränderungen oder Anpassungen in der Aktivitätsabfolge beinhalten kann.
Überwachung und Kontrolle der Geschäftsprozesse: Sobald ein neuer Prozess implementiert ist, überwachen BPM-Manager regelmäßig seine Leistung. Sie sammeln Daten, messen die Leistung gegen Ziele und Anforderungen und verwenden Dashboards oder Business Intelligence-Lösungen, um Berichte zu erstellen.
Verfeinerung und Verbesserung der Geschäftsprozesse: Diese Phase konzentriert sich auf kontinuierliche Verbesserung und Optimierung der Prozesse. Durch Überwachung und Feinabstimmung der aktuellen Aktivitäten können Organisationen ihre Prozesse neu gestalten und optimieren, um sich an geänderte externe Bedingungen und Kundenbedürfnisse anzupassen.
Business Process Management ist ein umfassender Ansatz, der Aktivitäten mit Zielen in Einklang bringt, Prozesse steuert, Methoden einsetzt, Informationssysteme nutzt, Menschen einbezieht und eine Kultur fördert, die BPM-Initiativen unterstützt. Die sechs Phasen des Geschäfts-Prozess-Management Lebenszyklus - Planung und Strategie, Analyse, Design und Modellierung, Implementierung, Überwachung und Kontrolle, Verfeinerung und Verbesserung - helfen Unternehmen, operative Effektivität zu erreichen und im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig zu bleiben.